Privacybeleid

Basket Willebroek vzw vindt de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij in duidelijke taal uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Voor wie geldt deze verklaring?
Voor (kandidaat-)leden, spelers, ouders en wettelijke vertegenwoordigers, coaches, vrijwilligers, teambegeleiders, officials, supporters, deelnemers aan activiteiten, sponsors, leveranciers, contactpersonen en bezoekers van onze website en digitale clubkanalen.

Deze privacyverklaring is een informatiedocument. Waar toestemming nodig is, vragen wij die afzonderlijk en vrij, zonder vooraf aangevinkte vakjes.

Inhoud

Verwerkingsverantwoordelijke en contact
Toepassingsgebied en rollen
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?
Doeleinden en rechtsgronden
Verplichte en facultatieve gegevens
Minderjarigen
Foto- en videomateriaal
Ontvangers, dienstverleners en Twizzit
Doorgiften buiten de EER
Bewaartermijnen
Beveiliging en vertrouwelijkheid
Uw privacyrechten
Gegevensinbreuken
Cookies en website
Klachten
Wijzigingen en versiebeheer

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

Basket Willebroek vzw is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar clubwerking verwerkt.

Gegeven	Informatie
Juridische naam	Basket Willebroek vzw
Maatschappelijke zetel	Korenstraat 6, 2830 Willebroek
Ondernemingsnummer	BE 0418.820.759
Website	www.basketwillebroek.be
Privacyvragen en verzoeken	info@basketwillebroek.be

Basket Willebroek heeft momenteel geen afzonderlijke functionaris voor gegevensbescherming (DPO) vermeld. Privacyvragen worden door de club behandeld via bovenstaand contactadres.

2. Toepassingsgebied en rollen

Deze verklaring geldt voor alle verwerkingen die Basket Willebroek zelf bepaalt in het kader van de sportieve, administratieve, financiële, commerciële en vrijwilligerswerking.

Basket Willebroek als verwerkingsverantwoordelijke: de club bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden gebruikt.
Externe dienstverleners als verwerker: zij verwerken gegevens in opdracht van de club, bijvoorbeeld voor ledenbeheer, communicatie, hosting of betalingen.
Andere organisaties als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke: bijvoorbeeld een sportfederatie, verzekeraar of overheid wanneer die zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met de club kunnen wij de volgende categorieën verwerken:

Identificatie- en contactgegevens: naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, taal, geslacht indien relevant voor competitie-indeling en contactgegevens van ouders of wettelijke vertegenwoordigers.
Lidmaatschaps- en sportgegevens: lidnummer, ploeg, categorie, licentie, trainings- en wedstrijdgegevens, aanwezigheden, functies, sportieve begeleiding, evaluaties en disciplinaire of organisatorische informatie.
Identificatie voor aansluiting of verzekering: gegevens die de sportfederatie of verzekeraar noodzakelijk en rechtmatig vraagt, waaronder desgevallend gegevens uit een identiteitsdocument. De club verwerkt niet meer gegevens dan nodig.
Gezins- en noodcontactgegevens: relatie tot het lid, contactpersoon in noodgevallen en noodzakelijke praktische informatie.
Financiële gegevens: lidgeld, facturen, betaalstatus, rekeningnummer, terugbetalingen, betalingsafspraken en boekhoudkundige bewijsstukken.
Gezondheids- en veiligheidsgegevens: alleen beperkte en relevante informatie over bijvoorbeeld allergieën, medicatie, blessures of aandachtspunten wanneer dit noodzakelijk is voor veiligheid, begeleiding, verzekering of een sportongeval.
Foto, video en audio: sfeerbeelden, ploegfoto’s, portretten, wedstrijdbeelden, livestreams of opnames van activiteiten.
Communicatiegegevens: berichten, voorkeuren, inschrijvingen, reacties, klachten en verzoeken.
Vrijwilligers-, medewerkers- en contractgegevens: taak, beschikbaarheid, vergoedingen, overeenkomsten, verzekering, attestering en toegangsrechten.
Sponsor- en leveranciersgegevens: contactpersonen, functie, organisatie, afspraken, facturatie en sponsoruitvoering.
Technische gegevens: accountgegevens, login- en gebruiksgegevens, IP-adres, apparaat- en browserinformatie, beveiligingslogs en cookiegegevens via website of digitale platformen.

Gegevensminimalisatie
Wij vragen en bewaren alleen gegevens die passend, relevant en noodzakelijk zijn voor het omschreven doel. Vrije tekstvelden worden niet gebruikt om onnodige gevoelige informatie te verzamelen.

4. Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens doorgaans:

rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via een inschrijvingsformulier, e-mail, Twizzit, betaling of deelname aan een activiteit;
van een ouder, wettelijke vertegenwoordiger, gezinslid of noodcontact;
van coaches, ploegbegeleiders, clubverantwoordelijken of bevoegde vrijwilligers voor de organisatie van de clubwerking;
van Basketbal Vlaanderen, een andere sportfederatie, wedstrijdorganisator, verzekeraar of overheid;
uit openbare professionele bronnen wanneer wij contact opnemen met een sponsor, leverancier of zakelijke relatie.

Wanneer gegevens niet rechtstreeks bij u worden verzameld, informeren wij u uiterlijk bij het eerste contact, bij de eerste doorgifte of binnen de toepasselijke wettelijke termijn, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

5. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doeleinden en op basis van een geldige rechtsgrond. De belangrijkste verwerkingen zijn:

Verwerking	Doel	Rechtsgrond
Kandidaat-lidmaatschap en inschrijving	Vragen beantwoorden, proeftrainingen, inschrijving voorbereiden.	Maatregelen vóór of uitvoering van een overeenkomst.
Leden-, ploeg- en sportadministratie	Leden beheren, ploegen indelen, trainingen en wedstrijden organiseren, aanwezigheden en clubfuncties opvolgen.	Uitvoering van de lidmaatschapsrelatie; gerechtvaardigd belang voor een efficiënte clubwerking.
Aansluiting, licentie en verzekering	Aansluiten bij Basketbal Vlaanderen, wedstrijdgerechtigdheid, verzekering en sportongevallen.	Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting; gerechtvaardigd belang.
Lidgeld, betalingen en boekhouding	Facturatie, betaalopvolging, afbetalingsplannen, terugbetalingen en wettelijke boekhouding.	Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting.
Essentiële clubcommunicatie	Trainingen, wedstrijden, wijzigingen, veiligheid, praktische organisatie en bestuursmededelingen.	Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang.
Nieuwsbrieven en promotionele communicatie	Niet-noodzakelijke clubpromotie of commerciële boodschappen.	Toestemming, tenzij een andere specifieke wettelijke grondslag geldt.
Veiligheid, integriteit en klachten	Incidenten behandelen, infrastructuur beveiligen, gedragscodes en clubregels toepassen, rechten verdedigen.	Gerechtvaardigd belang; wettelijke verplichting; instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.
Gezondheids- en noodinformatie	Veilige sportbeoefening, eerste hulp, begeleiding en afhandeling van sportongevallen.	Uitdrukkelijke toestemming of een andere uitzondering van artikel 9 AVG, zoals vitale belangen of rechtsvorderingen, wanneer toepasselijk.
Niet-gerichte sfeerbeelden	Verslaggeving over clubleven, wedstrijden en evenementen.	Gerechtvaardigd belang, na voorafgaande informatie en met mogelijkheid tot bezwaar.
Gerichte foto’s en video’s	Portretten, individuele interviews, ploegfoto’s of beelden waarin personen duidelijk worden uitgelicht.	Afzonderlijke toestemming per gebruik of kanaal.
Vrijwilligers-, coach- en medewerkersbeheer	Taken, planning, contracten, vergoedingen, verzekering en toegangsbeheer.	Overeenkomst; wettelijke verplichting; gerechtvaardigd belang.
Sponsoring en leveranciers	Afspraken uitvoeren, factureren, netwerken en zakelijke contacten beheren.	Overeenkomst; gerechtvaardigd belang.
Website en IT-beveiliging	Website laten werken, accounts beveiligen, misbruik voorkomen, prestaties analyseren.	Gerechtvaardigd belang; toestemming voor niet-noodzakelijke cookies.

Basket Willebroek neemt geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

6. Verplichte en facultatieve gegevens

Sommige gegevens zijn noodzakelijk om lid te worden, aangesloten of verzekerd te zijn, deel te nemen aan wedstrijden, betalingen te verwerken of wettelijke verplichtingen na te leven. Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan de club de inschrijving, aansluiting, deelname of gevraagde dienst mogelijk niet uitvoeren.

Facultatieve gegevens en toestemmingen – zoals gerichte foto’s, optionele nieuwsbrieven of bijkomende profielinformatie – zijn niet verplicht voor het lidmaatschap. Een weigering of intrekking mag geen nadelige invloed hebben op de gewone clubdeelname, behalve wanneer het betrokken gegeven objectief noodzakelijk is voor de gevraagde activiteit.

7. Minderjarigen

Basket Willebroek verwerkt veel gegevens van minderjarige spelers. Wij besteden daarom extra aandacht aan duidelijke informatie, beperkte toegang en passende toestemming.

De inschrijving en noodzakelijke clubadministratie worden beheerd met de ouder of wettelijke vertegenwoordiger wanneer dit juridisch of praktisch vereist is.
Toestemming voor facultatieve verwerkingen wordt afzonderlijk gevraagd aan de bevoegde ouder of wettelijke vertegenwoordiger, rekening houdend met de leeftijd en maturiteit van de minderjarige.
Minderjarigen krijgen waar passend ook zelf begrijpelijke informatie over het gebruik van hun gegevens en beelden.
Contactgegevens van minderjarigen worden niet ruimer gedeeld dan nodig voor de sportieve en organisatorische werking.
Bij de belangenafweging voor gerechtvaardigd belang wegen de rechten en belangen van kinderen bijzonder zwaar.

8. Foto- en videomateriaal

Tijdens trainingen, wedstrijden, tornooien, huldigingen en evenementen kunnen beelden worden gemaakt. Wij maken een onderscheid tussen niet-gerichte sfeerbeelden en gerichte beelden.

Type beeld	Werkwijze
Niet-gerichte sfeerbeelden	Beelden die een algemeen overzicht of de sfeer van een activiteit tonen zonder één persoon bewust uit te lichten. De club informeert vooraf of ter plaatse over de opname en het gebruik. U kunt om gemotiveerde redenen bezwaar maken.
Gerichte beelden	Portretten, interviews, individuele actiebeelden, ploegfoto’s of beelden waarin één of meer personen duidelijk worden uitgelicht. Hiervoor vraagt de club vooraf afzonderlijke toestemming, met vermelding van doel en kanaal.
Publiek en bezoekers	Bij evenementen kunnen ook bezoekers herkenbaar in beeld komen. Signalisatie, aankondigingen of de evenementencommunicatie informeren hierover. Wie niet herkenbaar in beeld wil komen, kan dit vooraf of ter plaatse melden.
Intrekking of bezwaar	Toestemming kan worden ingetrokken en tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kan bezwaar worden gemaakt. De club stopt toekomstig gebruik en verwijdert online materiaal onder haar controle waar dit redelijkerwijs mogelijk is. Reeds gedrukt materiaal kan niet worden teruggeroepen.

Leden, ouders en bezoekers mogen zelf beelden maken voor persoonlijk gebruik, maar blijven verantwoordelijk voor de privacy- en portretrechten van anderen wanneer zij deze beelden publiceren of verspreiden.

9. Ontvangers, dienstverleners en Twizzit

Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor personen die ze nodig hebben voor hun taak. Gegevens kunnen worden gedeeld met:

bevoegde bestuurders, coördinatoren, coaches, teambegeleiders, administratieve medewerkers en vrijwilligers;
Basketbal Vlaanderen, andere bevoegde sportfederaties, wedstrijdorganisatoren en officials;
verzekeraars, medische hulpdiensten of bevoegde personen bij een ongeval of noodgeval;
Twizzit en andere leveranciers voor ledenbeheer, communicatie, hosting, e-mail, cloudopslag, betalingen, boekhouding of technische ondersteuning;
banken, betaalproviders, accountants, juridische adviseurs en incassodienstverleners wanneer noodzakelijk;
gemeenten, subsidiërende instanties, toezichthouders, politie, rechtbanken of andere overheden wanneer wettelijk vereist of noodzakelijk voor een rechtsvordering.

Twizzit
Basket Willebroek gebruikt Twizzit voor onder meer ledenbeheer, communicatie en formulieren. Voor clubgegevens die Twizzit in opdracht van Basket Willebroek verwerkt, blijft Basket Willebroek verwerkingsverantwoordelijke en treedt Twizzit op als verwerker volgens een verwerkersovereenkomst. Twizzit kan voor eigen account-, beveiligings- of gebruiksgegevens afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn; daarvoor geldt ook het privacybeleid van Twizzit.

Met verwerkers sluiten wij passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging, subverwerkers, bijstand bij rechtenverzoeken, gegevensinbreuken en verwijdering na het einde van de dienstverlening.

Basket Willebroek verkoopt geen persoonsgegevens. Sponsors ontvangen geen ledenlijsten of contactgegevens voor eigen marketing zonder een afzonderlijke geldige rechtsgrond en duidelijke informatie aan de betrokkenen.

10. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken. Wanneer een leverancier of subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit alleen met een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en waar nodig bijkomende beveiligingsmaatregelen. Meer informatie kan worden opgevraagd via het privacycontact.

11. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wanneer een wettelijke termijn, lopend geschil, verzekeringsdossier of rechtsvordering een langere bewaring vereist, kan de toepasselijke termijn worden verlengd. De belangrijkste richttermijnen zijn:

Categorie	Richttermijn
Kandidaat-leden en contactvragen	Tot 1 jaar na het laatste relevante contact, tenzij de inschrijving verder wordt gezet.
Actieve ledenadministratie	Tijdens het lidmaatschap en zolang nodig voor de lopende club- en federatiewerking.
Ex-leden en basisadministratie	In beginsel maximaal 5 jaar na het einde van het lidmaatschap, tenzij een wettelijke, verzekerings- of geschiltermijn langer loopt.
Boekhoudkundige, fiscale en betalingsstukken	In beginsel 10 jaar, of langer wanneer de toepasselijke regelgeving dat vereist.
Sportongevallen, verzekerings- en geschillendossiers	Tot definitieve afhandeling en vervolgens zolang de toepasselijke verjarings- of bewijsperiode loopt.
Gezondheids- en noodinformatie	Zo kort mogelijk; in beginsel tot het einde van het seizoen of zodra de informatie niet meer nodig is. In een ongevalsdossier gelden de termijnen van dat dossier.
Vrijwilligers, coaches en medewerkers	Tijdens de samenwerking en in beginsel 5 jaar nadien; financiële en wettelijke stukken volgens de langere wettelijke termijn.
Toestemmingsbewijzen en intrekkingen	Zolang de toestemming wordt gebruikt en daarna zolang nodig om naleving aan te tonen of een geschil te behandelen.
Foto’s en video’s	Zolang zij relevant zijn voor het meegedeelde doel. Online publicaties worden periodiek beoordeeld; historisch archiefmateriaal kan langer worden bewaard na belangenafweging.
Nieuwsbrief en promotionele communicatie	Tot uitschrijving of intrekking; een minimale blokkeerregistratie kan worden bewaard om te voorkomen dat opnieuw wordt aangeschreven.
Technische en beveiligingslogs	Doorgaans 6 tot 12 maanden, tenzij langer nodig is voor onderzoek naar misbruik of een incident.

12. Beveiliging en vertrouwelijkheid

Basket Willebroek neemt passende technische en organisatorische maatregelen in verhouding tot de risico’s. Deze omvatten onder meer:

rolgebaseerde en beperkte toegangsrechten; toegang wordt ingetrokken wanneer een functie stopt;
sterke wachtwoorden, waar mogelijk multifactorauthenticatie en geen gedeelde persoonlijke accounts;
beveiligde platformen, updates, back-ups en logging van relevante beheerhandelingen;
vertrouwelijkheidsafspraken en duidelijke instructies voor bestuurders, coaches en vrijwilligers;
beperking van exports, lokale bestanden, papieren lijsten en verzending via onbeveiligde kanalen;
periodieke controle van gegevenskwaliteit, toegangsrechten, verwerkers en bewaartermijnen;
een procedure voor verlies, foutieve verzending, ongeoorloofde toegang en andere gegevensinbreuken.

Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Wie een mogelijk privacy- of beveiligingsincident vaststelt, meldt dit onmiddellijk via info@basketwillebroek.be.

13. Uw privacyrechten

Binnen de wettelijke voorwaarden kunt u de volgende rechten uitoefenen:

Recht op informatie en inzage: u kunt vragen of wij gegevens over u verwerken en een kopie ontvangen.
Recht op verbetering: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
Recht op verwijdering: u kunt in bepaalde gevallen vragen gegevens te wissen. Dit recht geldt niet onbeperkt wanneer bewaring wettelijk of voor een rechtsvordering nodig is.
Recht op beperking: u kunt in bepaalde situaties vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Wij stoppen dan, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden of rechtsvorderingen zwaarder wegen.
Recht op overdraagbaarheid: voor bepaalde geautomatiseerde gegevens die u zelf verstrekte en die op toestemming of overeenkomst worden verwerkt.
Toestemming intrekken: dit kan op elk moment en heeft geen terugwerkende kracht op eerdere rechtmatige verwerking.
Klacht indienen: u kunt zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Stuur uw verzoek naar info@basketwillebroek.be en vermeld voldoende informatie om het verzoek te begrijpen. Wij kunnen bijkomende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Wij antwoorden in beginsel binnen één maand. Bij een complex of omvangrijk verzoek kan die termijn wettelijk worden verlengd; u wordt daarvan tijdig op de hoogte gebracht.

14. Gegevensinbreuken

Een gegevensinbreuk kan onder meer bestaan uit verlies van een ledenlijst, een e-mail aan de verkeerde ontvanger, ongeoorloofde toegang tot een account of publicatie van gegevens zonder geldige grond.

Basket Willebroek onderzoekt elk gemeld incident, beperkt de gevolgen en documenteert de beoordeling. Wanneer de inbreuk waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van personen, meldt de club dit zonder onredelijke vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Bij een waarschijnlijk hoog risico worden ook de betrokken personen geïnformeerd.

15. Cookies en website

De website kan strikt noodzakelijke, functionele, analytische en marketingcookies gebruiken. Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst nadat een geldige keuze is gemaakt via de cookiebanner. Meer informatie over de gebruikte cookies, leveranciers, bewaartermijnen en het wijzigen van voorkeuren hoort in een afzonderlijk cookiebeleid.

Links naar externe websites of sociale media vallen onder het privacybeleid van die externe partijen. Basket Willebroek is niet verantwoordelijk voor hun verwerking.

16. Klachten

Neem bij voorkeur eerst contact op met Basket Willebroek zodat wij uw vraag of klacht kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast steeds het recht een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

17. Wijzigingen en versiebeheer

Basket Willebroek kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de clubwerking, gebruikte systemen of regelgeving wijzigen. De actuele versie is beschikbaar op de website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij leden via de gebruikelijke clubkanalen, waaronder Twizzit.

Versie	Datum	Wijziging
1.0	28 juli 2026	Volledig herwerkte privacyverklaring met rechtsgronden, Twizzit, minderjarigen, beeldmateriaal, bewaartermijnen en rechten.

Contact

Privacyvraag of rechtenverzoek
E-mail: info@basketwillebroek.be
Post: Basket Willebroek vzw, Korenstraat 6, 2830 Willebroek

Deze tekst is opgesteld als praktische privacyverklaring voor de clubwerking en vervangt geen individueel juridisch advies bij bijzondere of complexe verwerkingen.